Uma das tarefas mais difíceis do departamento financeiro de uma empresa é o controle de contas a receber. Mas é também uma das mais importantes. Afinal, para que seja possível conhecer bem a situação orçamentária do negócio e tomar decisões estratégicas, é fundamental ter esse controle.

A tarefa consiste em acompanhar as receitas que a empresa tem para receber dos clientes. Isso envolve tanto as vindas de pagamentos parcelados quanto as contas com vencimentos futuros.

A má gestão dos recebíveis da empresa pode resultar em prejuízos. Por isso é importante pensar em práticas que podem otimizar essa administração.

Para facilitar, trazemos hoje 11 dicas para que a gestão de recebíveis de seu negócio se torne mais eficiente:

1.   Mantenha a organização:

Essa é basicamente a palavra-chave quando o assunto são as contas a receber. A melhor forma de fazer isso é organizar os recebíveis de acordo com o prazo de vencimento.

É fundamental ter controle acerca de quais clientes estão com pendências e quais estão com os pagamentos em dia. Só assim é possível conseguir administrar as finanças e saber se o dinheiro em caixa é suficiente para arcar com os compromissos da empresa.

A organização é o que evitará cobranças em datas indevidas ou para os clientes errados. Além disso, é por meio dela que será possível se precaver com relação a situações de inadimplência.

Com um controle bem organizado, fica mais fácil saber quem são os clientes que costumam atrasar e quais pagam em dia ou até mesmo adiantados. Isso permite uma melhor projeção do que vai entrar em caixa e quando ocorrerá.

2.   Mantenha um registro dos recebíveis:

Todas as contas a receber precisam estar devidamente registradas. Isso deve ser feito de um modo que consultar esses dados seja uma tarefa simples.

Nesse registro, os dados essenciais são o nome do cliente, forma de pagamento e data de vencimento. Assim é possível fazer uma previsão das entradas para o mês vigente.

Ter tudo registrado de maneira organizada previne esquecimentos e permite uma análise do perfil dos clientes da empresa.

3.   Acompanhe mensalmente as contas a receber:

Organizar e registrar os recebíveis não é o suficiente. É fundamental acompanhar mensalmente as movimentações e fazer uma análise de que novas práticas precisam ser adotadas.

Toda empresa tem suas obrigações mensais, como o pagamento de impostos, colaboradores e fornecedores. Por isso esse controle mensal é importante. Com ele dá para identificar se os pagamentos a entrar são suficientes para cumprir com os compromissos.

4.   Faça um bom planejamento:

Não é novidade, mas não custa relembrar. Toda empresa precisa de um bom planejamento financeiro, elaborado de maneira realista. É ele quem direciona os esforços tanto para solução de possíveis problemas que surgem quanto para decidir sobre investimentos futuros.

Nesse planejamento devem ser listadas as atitudes que devem ser tomadas nas diferentes situações que a empresa precisará lidar. Por exemplo, o que fazer diante de atrasos ou ausência de pagamentos pelos clientes.

5.   Saiba cobrar:

Por mais difícil ou constrangedor que possa parecer, é imprescindível realizar a devida cobrança de uma conta após a expiração de seu prazo de pagamento.

Vale lembrar que a cobrança não é uma atitude incorreta, haja vista que o cliente já recebeu o produto ou utilizou o serviço.

Apesar disso, é sempre bom prezar pela educação e cordialidade na hora de cobrar um cliente inadimplente.

Uma boa prática é enviar uma mensagem alguns dias antes do vencimento lembrando o cliente do compromisso firmado. Caso o pagamento não seja efetuado, após o vencimento também cabe o envio de outro comunicado.

Outra boa solução para evitar situações de atraso ou inadimplência é criar um cadastro de clientes. Nele é possível consultar seu histórico antes de uma nova venda a prazo.

6.   Saiba precificar seus produtos e/ou serviços:

A precificação adequada é o que garante que a empresa tenha lucro suficiente para cobrir seus custos.

Os preços abaixo do mercado podem ser atraentes, mas exigem um volume maior de vendas. Já o preço acima do comumente praticado dificulta a atração de novos clientes.

O ideal é praticar uma margem de lucro condizente com a realidade do seu negócio e do mercado em que ele está inserido.

7.   Antecipe seus recebíveis:

A antecipação de recebíveis é uma das práticas com mais benefícios atualmente. É uma excelente opção para quem precisa de dinheiro em caixa de maneira rápida e segura, sem ter que arcar com altas taxas de juros.

Diferente do empréstimo, essa é uma maneira de utilizar valores que já são da empresa, mas que demorariam um pouco a entrar em caixa.

Transferir as duplicatas e cheques pré-datados a receber é uma forma de incrementar o capital de giro e ter recurso para ações imediatas.

8.   Incentive o pagamento antecipado:

Se os atrasos ou não pagamentos são o grande problema na gestão de recebíveis, uma boa estratégia é oferecer benefícios que estimulem o pagamento adiantado.

Seja um desconto na parcela, um brinde ou um desconto na próxima compra. Busque uma forma de convencer seu cliente que o pagamento antecipado é vantajoso para ele.

Além de evitar inadimplência, esse tipo de ação também fideliza os clientes e torna sua experiência de compra mais prazerosa.

9.  Tenha relatórios financeiros:

Parece algo muito burocrático, mas esses relatórios são extremamente importantes na gestão de recebíveis. Eles fornecem dados e métricas muito úteis para o estabelecimento de metas e previsões.

Além disso, quando há uma diferença no fluxo de caixa ou necessidade de novos cálculos de metas, os relatórios mostram toda a situação financeira da organização.

10.  Conte com a tecnologia:

Relatórios e planilhas manuais, em alguns casos, podem mais atrapalhar do que ajudar. Hoje em dia, existem várias ferramentas de gestão que substituem os processos manuais. Um sistema eficiente reúne dados de maneira correta e facilita sua visualização e análise.

Por meio de um sistema de gestão é possível monitorar com muito mais eficiência a movimentação dos recebíveis, os prazos de vencimento e o número de inadimplentes.

11.  Conte com ajuda especializada:

Se mesmo com essas dicas ainda resta dificuldade na gestão de recebíveis, busque ajuda de profissionais ou empresas especialistas na área.

Não veja essa ajuda como um custo a mais, mas como um investimento em algo que trará informações corretas e estratégias para lidar com a tarefa. Depois de um tempo e com mais experiência, pode ser que você não precise mais recorrer a esse apoio.

Viu como algumas práticas podem ajudar na gestão de recebíveis de seu negócio? O bom controle das contas a receber pode abrir portas de crescimento para sua empresa.

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