Mais do que apenas registrar as movimentações financeiras de uma empresa, o fluxo de caixa pode ser a principal ferramenta para fornecer informações estratégicas sobre a saúde econômica de um negócio.
O monitoramento das entradas e saídas de recursos é imprescindível tanto para organizar a contabilidade da empresa quanto para ajudar os gestores a tomarem decisões mais acertadas.
Se você ainda não utiliza esse instrumento ou não sabe exatamente como fazer o controle de fluxo de caixa de maneira eficiente, confira 7 passos essenciais que poderão te ajudar.
1. Tenha controle de toda informação financeira
O primeiro passo, por mais óbvio que possa parecer, diz respeito à necessidade de registrar todas as entradas e saídas da empresa e toda informação relacionada a essas movimentações, seja em uma planilha ou em um software de gestão que possua um módulo específico para o fluxo de caixa.
Somente dessa forma é possível monitorar e analisar os gastos e receitas do seu negócio. É a partir desses registros que ficará mais claro de onde entram as principais receitas e o que demanda mais recursos.
2. Tenha disciplina no lançamento de dados
Depois que você escolheu o meio que utilizará para o controle de fluxo de caixa, é preciso disciplina e constância para registrar todas as entradas e saídas de valores, até mesmo um material de limpeza ou uma caneta para o escritório.
Só assim a ferramenta ajudará na identificação de possíveis desperdícios, aquisições indevidas ou juros e multas por causa de atrasos nos pagamentos, que impactam o caixa e apontam necessidade de melhor organização.
De preferência, separe um tempo no fim do expediente para realizar os registros e nada passar despercebido. Caso não seja possível ou necessário, faça pelo menos uma vez por semana, sempre buscando evitar acúmulo de notas e recibos.
3. Arquive corretamente todos os documentos
Todo comprovante e nota fiscal precisa ter um local específico para ser armazenado, de maneira organizada e que permita fácil consulta quando necessário.
Isso é fundamental para caso haja alguma incoerência no fluxo de caixa, valores inconsistentes ou contas que não batem. Se todos os documentos tiverem sido arquivados corretamente, será fácil identificar que informação está incorreta.
4. Digitalize informações
Quando falamos de armazenamento correto dos documentos, é importante considerar que o acúmulo de papéis pode acabar se tornando um problema, tanto no que diz respeito a espaço quanto a organização.
Para facilitar nesse aspecto, uma boa solução é digitalizar as informações financeiras da empresa, o que ajuda também na busca por essas informações — que inclusive pode ser feita fora da empresa, se utilizar um sistema de armazenamento em nuvem.
O ideal é manter a versão física apenas de documentos que são fiscalizados ou aqueles que podem ser considerados provas materiais em casos de processos ou atividades que exigem comprovação.
5. Separe suas finanças pessoais
Um erro bastante comum entre empreendedores é a mistura de suas finanças pessoais com o caixa da empresa, seja tirando do próprio bolso para pagar uma conta empresarial ou adquirindo produtos ou serviços para si com dinheiro do caixa da empresa.
Esse é um dos principais fatores que dificultam a análise da saúde econômica do negócio, podendo resultar também em multas e dificuldade para obter capital de giro em instituições como bancos ou factorings.
6. Determine um período para o fluxo de caixa
A realidade de cada empresa demandará o período ideal para o fluxo de caixa. Muitas optam pelo mensal, que permite ao fim de um ano comparar os meses, perceber em quais houve mais movimentações de entrada ou saída e planejar o orçamento do ano seguinte.
Entretanto, de acordo com o andamento de seu negócio, pode ser que o controle precise ser feito semanalmente ou trimestralmente, por exemplo. O importante é determinar com antecedência e seguir o plano para obter dados suficientes para analisar e tomar decisões.
7. Faça previsões
Por fim, um passo importante é trabalhar também com uma projeção do fluxo de caixa, considerando previsões de futuros gastos e recebimentos, antecipando-se a eventos operacionais que podem impactar o fluxo.
Consciente dessas previsões, é possível negociar com fornecedores alteração nos vencimentos, ou até mesmo buscar a contratação de um empréstimo ou antecipação dos recebíveis da empresa.
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