Se você vende por atacado e costuma negociar prazos maiores e sem juros com os seus clientes, é muito possível que já tenha trabalhado com duplicatas. Um outro exemplo está na prestação de serviços, como área de negócio que costuma aproveitar as facilidades de uma duplicata, principalmente como forma de manter saudável o seu fluxo de caixa.

Caso esse não seja o seu caso, mas você quer entender mais sobre o assunto e conhecer melhor como uma duplicata funciona, é sobre isso que vamos falar neste artigo.  

O que é uma duplicata?  

Assim como um cheque ou uma nota promissória, a duplicata é mais um formato de título de crédito, ainda que existam diferenças entre eles. Um título de crédito é um documento que atesta a responsabilidade de um comprador de realizar o pagamento da fatura ao seu vendedor, dentro do tempo combinado entre eles.

Para o vendedor, existem duas principais funções, e ambas estão ligadas à garantia. A primeira está no menor risco de não pagamento. Para que o vendedor seja capaz de oferecer negociações com maior prazo, ele emite uma duplicata que, ao ser aceita pelo comprador, garante que o pagamento será realizado.

A segunda está na possibilidade de usar este documento como ferramenta para conseguir crédito através de uma antecipação de recebíveis. A partir do momento em que o comprador assume que a dívida existe e que ela será quitada no futuro, esse documento permite que o vendedor receba o valor adiantado, através de empresas especializadas conhecidas como Factoring.  

E para que serve?  

Vamos imaginar que você possui um negócio e irá emitir sua primeira duplicata. E sobre esse preenchimento, pode ficar tranquilo que falaremos a respeito mais pra frente.

Ao concluir a venda, você tem a obrigação de fazer a emissão do documento em até 30 dias. Por sua vez, o seu cliente terá 10 dias para fazer a devolução. Se tudo estiver de acordo com o combinado entre vocês, ele então assina a duplicata. No entanto, caso algo esteja fora do acordado, ele pode não aceitar o título.

Um duplicata não aceita não significa que a dívida não exista, e ela pode ser contestada por um vendedor e protestada em cartório, a não ser que algumas situações aconteçam após o fechamento do negócio, e que validem o direito do cliente em não aceitar:

• Quando as mercadorias não são entregues, ou foram, só que não conforme o acordado;

• Quando as mercadorias são entregues danificadas, ou também, fora das condições combinadas;  

• Em caso de prazos descumpridos com ou sem aviso prévio, a não ser que as partes cheguem a um acordo.

Pode parecer um pouco óbvio, mas vale a pena lembrar que o direito de protesto da duplicata em cartório, é também um direito do vendedor em caso de não pagamento. Não apenas quando ela não é aceita pelo cliente.

Em resumo, é para isso que serve um documento como esse. Para que você, como vendedor, tenha uma garantia a mais de que o negócio será cumprido. Se o seu cliente aproveitou melhores prazos e aceitou a duplicata, fica muito mais fácil cobrar e protestar em caso de inadimplência. 

Tipos de Duplicata  

Ainda que a diferença entre os tipos seja pequena, determinando apenas que formato de operação aconteceu, existem dois tipos conhecidos de duplicatas. Inclusive, foi sobre eles que usamos os exemplos no início deste artigo.  

Duplicata mercantil 

Ela é tudo isso que dissemos até aqui. Na verdade, uma duplicata mercantil é conhecida apenas como duplicata, e emitida em situações de compra e venda de mercadorias.  

Prestação de serviços 

Quando serviços são negociados, ao invés de mercadorias, esta é a duplicata utilizada. A diferença entre elas está, basicamente, na descrição da atividade e do tipo de serviço que foi contratado. Além de facilitar a vida dos dois lados, a descrição mais detalhada do serviço ajuda tanto a antecipação do recebível quanto um protesto, caso seja necessário.  

Lei da Duplicata  

Caso você não esteja se sentindo muito seguro com tudo isso que estamos contando, é aqui que entra a Lei n° 5.474/68, que garante e preserva os direitos e deveres de compradores e vendedores de todo o Brasil que, por falar nisso, foi o país que introduziu a duplicata no mercado.

De forma bastante simples, a Lei discorre com mais detalhes sobre o que estamos trazendo neste artigo. Entre os pontos mais importantes, estão as considerações do que torna válida uma duplicata, para a segurança de todos os envolvidos.

Um destes pontos importantes é a ilegalidade de apenas uma duplicata para mais de uma fatura. Mas o que isso significa?

Significa que se seu cliente realiza duas compras separadas no seu negócio, você deverá emitir duas duplicatas, ao invés de inserir todas as informações em apenas uma.

Por conta disso, é comum vermos compradores com um conjunto de várias duplicatas, comumente chamado de carteira. 

Como preencher uma Duplicata  

Conforme prometido, aqui estão os pontos obrigatórios para o preenchimento de uma duplicata válida. Esses dados são descritos no Art. 2°, Inciso 1° da Lei da Duplicata:

 o documento deverá ter a denominação “Duplicata”;

• número da fatura correspondente à compra;
• data de vencimento;
• nome e dados do comprador e do vendedor;
• valor que deverá ser pago, em algorismos e por extenso;
• praça de pagamento;
• cláusula à ordem;
• a assinatura do vendedor, como aceitação da dívida descrita;
• assinatura do emitente.

 Para conseguir um modelo de duplicata que possa ser preenchida e impressa, ou mesmo enviada digitalmente, basta uma pesquisa rápida na internet. Hoje em dia são disponibilizados modelos gratuitos para download.  

Como pagar uma Duplicata  

Outro ponto importante: a duplicata é apenas o documento que atesta a dívida e facilita a cobrança, caso seja necessário, e não um formato de pagamento. Ela é, normalmente, enviada junto à fatura ou nota fiscal, desde que respeitados os 30 dias que comentamos anteriormente. Portanto, o pagamento deve ser realizado de acordo com o que foi combinado durante a negociação. Quando a dívida é quitada, a duplicata deve ser considerada inválida e tirada de circulação.

Conclusão

Mesmo com o avanço da tecnologia e a chegada de novos formatos, a duplicata continua ativa e sendo uma ferramenta importante para empresários de diversos tamanhos e  setores. 

Com este artigo, esperamos que você tenha esclarecido suas principais dúvidas, ou mesmo entendido o que fazer, caso nunca tenha trabalhado com este tipo de título. Aqui no Blog da Simples a gente preza muito por conteúdos que ajudem o seu negócio, principalmente quando o assunto é educação financeira.

E caso o seu objetivo com este assunto seja justamente o de conseguir a antecipação de recebíveis, saiba que com isso nós também podemos te ajudar. Aqui na Simples você antecipa os recebíveis de boletos e duplicatas com segurança, além de ser atendido por uma equipe especializada em entender o seu modelo de negócio.