Se você tem um negócio, é certo que poucas coisas te causam tanta angústia quanto perceber que alguma das contas da empresa passou do prazo de pagamento.

Essa preocupação é inevitável, afinal, manter um empreendimento sempre envolve uma série de compromissos financeiros que precisam ser cumpridos em dia para que não haja problemas na operação. Afinal, ninguém gosta de ficar devendo, não é mesmo?

Para que todas as contas sejam pagas dentro de seus respectivos prazos, o fator que mais pesa é a organização financeira: é essencial que você saiba como administrar com eficiência os pagamentos que sua empresa precisa fazer.

Por isso, preparamos este conteúdo para te ajudar a otimizar o controle de contas a pagar. Mas antes precisamos reforçar a relevância desse processo para a saúde financeira do seu empreendimento.

O que é contas a pagar?

O contas a pagar, como indica o nome, é a parte da administração de um negócio que trata de todos os valores que precisam ser pagos por ele. 

Estamos falando de todas as contas em aberto da empresa: custos, despesas, investimentos e débitos que precisam ser quitados. Isso inclui pagamentos de fornecedores, gastos com infraestrutura (como contas de água, luz e internet), fundos dedicados a marketing e operações logísticas… Enfim, tudo que o empreendimento tem o compromisso de pagar.  

E, é claro, pagamentos são questões muito sérias. Afinal, nenhum empreendedor quer as dores de cabeça que a má gestão de contas a pagar pode provocar. Por isso, ter pleno controle sobre essa área é essencial para a saúde financeira de um negócio, como explicamos a seguir.

Importância do controle do contas a pagar

Afinal, por que as questões de contas a pagar merecem uma parte tão grande da sua atenção?

Bem, uma gestão eficiente dessa parte dos negócios pode te ajudar a quitar todas as pendências financeiras da empresa de maneira mais rápida e organizada. Isso pode até propiciar economias, já que te permite enxergar o cenário geral dos pagamentos que a empresa precisa fazer. 

Assim, fica mais fácil avaliar quais gastos são realmente necessários e renegociar valores com fornecedores e instituições financeiras com as quais você está em débito.

Além disso, uma boa organização de contas a pagar garante que nenhuma conta vai passar do prazo de pagamento. Assim, você evita as multas e os juros advindos dos atrasos e se protege do “efeito bola de neve” que eles causam. 

Em resumo, não se atentar às contas a pagar pode gerar dores de cabeça bastante inconvenientes e até mesmo prejuízos financeiros.

Quais os riscos da má gestão das contas a pagar?

Imagine, por exemplo, que você se esquece de pagar um de seus fornecedores e acaba usando o dinheiro que seria destinado a isso para suprir despesas secundárias. Se o fornecedor decide bloquear os envios que faria para você, algumas de suas vendas podem ficar congeladas, causando perda de clientes e outros prejuízos futuros.

Esse cenário hipotético ilustra um dos riscos da má gestão de contas a pagar: a perda de controle sobre o vencimento das obrigações financeiras do negócio. Além disso, quando essa área da empresa não é adequadamente administrada, uma mesma conta pode acabar sendo paga duas vezes em decorrência da falta de organização.

No mais, como já comentamos, negligenciar as contas a pagar pode gerar multas por atraso nos pagamentos e, é claro, prejudicar seriamente a reputação da empresa no mercado. Tudo isso pode causar uma instabilidade financeira grave, especialmente para pequenos e médios negócios.

A propósito, se seu empreendimento já está passando por dificuldades orçamentárias, nós temos um conteúdo que pode te ajudar a sanar os problemas financeiros da sua empresa.

Caso deseje evitar complicações futuras, preste atenção nas nossas dicas para tornar sua administração de contas a pagar mais eficiente.

3 dicas para otimizar o processo do contas a pagar

Agora que a importância de gerir adequadamente as contas a pagar da sua empresa já está nítida, você precisa estar por dentro dos principais fatores a serem levados em consideração para otimizar esse processo.

Confira, abaixo, 3 pontos que merecem sua atenção.

Organize as finanças

A organização de contas a pagar é essencial, mas ela não é a única prática de gestão orçamentária importante para o bom funcionamento da empresa. É um processo que precisa ser aliado a outros procedimentos de igual importância, como a realização do balanço patrimonial, administração adequada do capital de giro e acompanhamento do fluxo de caixa.

Em outras palavras, é necessário manter um bom controle financeiro de maneira geral. Além disso, o setor de contas a pagar precisa estar em sintonia com o de contas a receber, que é responsável pelos valores que devem ser pagos a você por clientes e outros devedores. É aqui que entram os pagamentos das vendas a prazo que seu negócio faz, por exemplo.

A propósito, se você precisa injetar recursos na sua empresa ou quitar dívidas urgentes, uma boa alternativa é adiantar o recebimento desses valores de vendas a prazo. É isso que nós fazemos aqui na Simples: realizamos a antecipação dos seus recebíveis para que você tenha acesso rápido a esses pagamentos que demorariam a chegar. 

Para saber mais sobre a antecipação de recebíveis, dê uma olhada no nosso conteúdo sobre isso. Caso ainda tenha dúvidas, confira também nossas respostas às perguntas mais frequentes dos empreendedores. Ah, e não hesite em nos mandar uma mensagem, hein?

Gerencie bem os prazos

Como já foi pontuado, os atrasos nos pagamentos que sua empresa tem a fazer podem gerar complicações relacionadas a multas e abalar a reputação do empreendimento. Por isso, é essencial que você mantenha uma atenção reforçada nas datas de vencimento de todas as contas.

Além de prevenir esquecimentos e pagamentos atrasados, um acompanhamento preciso dos prazos pode te ajudar a obter condições de pagamento melhores, afinal, há contas nas quais você pode obter descontos por pagar com antecedência. 

Por fim, tendo todos os prazos em mente, você consegue planejar as questões orçamentárias com mais tranquilidade e tem tempo hábil para renegociar o que for necessário.

Padronize os procedimentos

Para que o controle financeiro da sua empresa esteja nos trinques, é importantíssimo que ela tenha processos internos bem definidos e consolidados. Em outras palavras, os procedimentos administrativos precisam seguir um padrão para que tudo corra sempre conforme o esperado.

Lembre-se de que não adianta definir processos sem documentá-los, especialmente quando se trata do setor financeiro. As decisões devem estar em registros que todos os funcionários da empresa consigam acessar facilmente. Assim, todo mundo fica sabendo como lidar com as finanças do negócio, o que previne erros e inconsistências. 

Em resumo, faça questão de padronizar os procedimentos do contas a pagar e do contas a receber e mantenha sua equipe sempre atualizada acerca das eventuais mudanças procedimentais.

Conclusão

Parte essencial do controle financeiro de qualquer empresa, o contas a pagar é a área que se encarrega dos montantes que o empreendimento “deve”, isto é, de tudo aquilo que precisa ser pago por ele. Tudo mesmo: custos operacionais, dívidas, investimentos etc.

Administrar adequadamente as contas a pagar é importantíssimo para a manutenção e o aprimoramento da saúde financeira de uma empresa. Afinal, é essa organização que evita atrasos nos pagamentos e permite que os empresários refaçam as partes do planejamento orçamentário que precisarem de ajustes.

Para que a gestão dessa área seja eficiente e para evitar prejuízos como multas e manchas na reputação do negócio, você deve se atentar principalmente a 3 pontos: a boa manutenção do controle financeiro, a padronização dos processos internos e o acompanhamento dos prazos dos pagamentos.

Por fim, é claro, é indispensável que você continue se informando e aprimorando suas noções de educação financeira, para que seu negócio atinja cada vez mais potencial de crescimento. 

Por isso, acompanhe a gente no blog da Simples. Ele está cheio de conteúdos tão informativos quanto este aqui.