Processos financeiros: o que são e quais os benefícios

Pense por um momento: você diria que controla todos os processos financeiros que ocorrem no seu negócio?

A área financeira é a parte da empresa que administra e distribui todo o capital que circula por ela. Diariamente, durante as atividades do empreendimento, o dinheiro chega e sai em movimentações que precisam ser devidamente acompanhadas e controladas para que a saúde financeira do negócio seja preservada.

Por isso, é importante que todos processos envolvidos nas movimentações sejam mapeados e padronizados. Essa organização é parte fundamental de um controle financeiro efetivo.

Já que esse mapeamento pode ser complexo, a gente resolveu simplificar para você. Separamos neste artigo as informações das quais você mais precisa para gerir os processos financeiros da sua empresa de maneira eficiente e otimizada. 

O que são processos financeiros?

De maneira direta, processos financeiros são todas as etapas envolvidas na administração dos recursos da empresa. Estamos falando de tudo que diz respeito ao controle das movimentações financeiras que o negócio faz.

Isso inclui gestão do estoque, faturamento, controle patrimonial e mais uma série de passos que fazem parte do cotidiano da área financeira. E embora eles sejam todos importantes, dá para dizer que alguns merecem mais atenção da sua parte: as contas a pagar e receber, a administração do fluxo de caixa, a gestão de crédito e a definição dos procedimentos de cobrança. 

A condução eficiente desses processos é possível por meio de um planejamento cuidadoso e é essencial para a manutenção da saúde financeira do empreendimento. Quer ver? Confira algumas das vantagens da boa gestão dos processos financeiros. 

Quais os benefícios de organizar os processos financeiros?

Se você deseja melhorar qualquer situação, o primeiro passo é entendê-la, concorda?

Com a área financeira da sua empresa, não é diferente: é super importante que você conheça bem todos os processos financeiros. Desse jeito, você sempre vai ter uma visão panorâmica das questões orçamentárias do negócio, o que te permitirá entender o que precisa ser mudado ou redirecionado.

É essencial também que os processos sejam padronizados. Afinal, se você consegue prever todos eles, pode garantir que as movimentações dos recursos sempre ocorrerão conforme o planejado. Quando se trata de administração de negócios, é sempre bom evitar surpresas. Quanto mais preciso for o seu planejamento, melhor!

Em geral, organizar bem os processos financeiros da sua empresa é algo que vai te ajudar a tomar decisões administrativas mais certeiras e a maximizar seu lucro.  

Como estruturar e implementar processos financeiros na sua empresa?

Estruturar os processos financeiros da sua empresa é algo necessário para que ela possa se desenvolver. Nada prospera na desordem, não é mesmo?

Então o caminho é mesmo ordenar todas as etapas da circulação dos recursos, para que essas movimentações não fiquem “soltas”. Isso, é claro, precisa partir de um planejamento rigoroso. 

Mapeie os processos e elabore o planejamento

Antes de qualquer coisa, você precisa entender qual é o estado atual dos processos financeiros da sua empresa. Compreender o cenário da área financeira é o primeiro passo para otimizá-la. 

Ao analisar os processos financeiros da sua empresa, procure identificar o que marca o início e o fim de cada um deles (onde começa e termina a gestão de contas, por exemplo). 

Em seguida, avalie se todas as etapas desses fluxos de trabalho existentes têm funcionado. Se você acha que eles não estão muito fluidos, tente encontrar a origem dos problemas e olhar para cada um deles individualmente. Assim, será possível atacar diretamente o que precisa ser melhorado.

Pronto: você mapeou os processos financeiros do seu negócio. Agora, o próximo passo é criar um plano para resolver os problemas que encontrou e potencializar o crescimento financeiro da empresa. 

Deixe bem estabelecidos quais serão os novos processos, defina quais serão os próximos investimentos e que resultados você quer alcançar. Ah, lembre-se de que seu planejamento financeiro precisa andar lado a lado com o plano estratégico. 

Controle de contas

É claro que, se estamos falando dos processos financeiros de uma empresa, estamos sempre falando dos valores que ela tem a pagar e a receber. 

Os processos envolvidos na administração das contas são importantíssimos para o funcionamento geral do negócio. Por isso, eles precisam estar padronizados e, de preferência, documentados. Só assim dá para garantir que o dinheiro vai entrar e sair da empresa no momento esperado e sob as circunstâncias corretas. 

Contas a pagar

As contas a pagar são todas as contas em aberto que o seu negócio tem, incluindo os valores de custos operacionais, despesas, débitos e investimentos. Em outras palavras, são todos os compromissos financeiros que a empresa assume.

Para cumprir esses compromissos sem complicações, preste muita atenção aos prazos de vencimento para evitar atrasos. Além disso, estabeleça exatamente quais serão as etapas envolvidas nos pagamentos e siga esses procedimentos padronizados em todas as contas. 

Contas a receber

Agora, o assunto são os valores que devem se somar aos recursos da sua empresa futuramente. Contas a receber são todas aquelas que devem ser pagas a você pelos seus clientes ou por outros devedores. É  o caso dos pagamentos pelas vendas que você realizou a prazo, por exemplo. 

Nesse caso, o importante é ter noção de quando esse dinheiro chegará e se planejar para que você saiba exatamente para onde direcionar esses recursos quando tiver acesso a eles.  

Administração do fluxo de caixa

Outros processos financeiros que você deve controlar cuidadosamente são aqueles ligados ao fluxo de caixa. É assim que se chama o acompanhamento dos caminhos que o dinheiro faz dentro da empresa.

É preciso registrar minuciosamente as movimentações de entrada e saída dos recursos para entender de onde eles vêm e a que são destinados. E, é claro, padronizar os processos envolvidos nisso. Se quiser saber mais sobre o fluxo de caixa, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre o assunto.

Boa gestão de crédito

É natural recorrer a linhas de crédito quando você precisa reforçar o capital de giro da empresa ou realizar investimentos importantes. Isso, por si só, não é um problema. Mas lembre-se de que o crédito que você obtém precisa ser destinado a fortalecer a saúde financeira da sua empresa. Por isso, deve ser administrado com cautela. 

Tenha sempre muita consciência acerca de todas as condições de contratação, datas de pagamento e taxas de juros.

O melhor mesmo é optar por linhas de crédito que tenham taxas baixas, como é o caso da antecipação de recebíveis. Esse processo, que é a nossa especialidade aqui na Simples, te permite acessar à vista valores que só seriam recebidos nos meses futuros, como os pagamentos das suas vendas a prazo. É claro que com o dinheiro em mãos, fica mais fácil planejar os passos seguintes.

Definição dos processos de cobrança

Bem, a execução do seu planejamento financeiro envolve efetivamente receber os valores que são devidos a você. Por isso, é muito importante que sua empresa tenha processos de cobrança definidos.

Se você sabe exatamente como e quando cobrar os devedores, fica mais fácil evitar casos de inadimplência e lidar com atrasos nos pagamentos. Por isso, ao ter esses processos bem estruturados, você evita prejuízos futuros. 

Uma boa dica é utilizar uma régua de cobrança para organizar esses procedimentos de maneira efetiva.

É possível automatizar processos financeiros?

O acompanhamento de todos esses processos sobre os quais comentamos pode ser feito “à moda antiga” (apenas com planilhas e anotações). Mas você também pode se valer das praticidades da tecnologia para realizá-lo e otimizar a administração orçamentária da empresa.

Hoje em dia, já existem inúmeras plataformas e softwares de gestão financeira que automatizam processos manuais e repetitivos, como o preenchimento de alguns dados. Além disso, esses programas são capazes de gerar diagnósticos sobre as finanças da empresa e até mesmo prever resultados.

A automatização da administração de processos financeiros exige certo investimento (afinal, as ferramentas tecnológicas têm um custo), mas costumam economizar tempo e descomplicar algumas etapas do acompanhamento.

Conclusão

Uma empresa naturalmente movimenta recursos todos os dias. E as etapas envolvidas nessas movimentações são o que chamamos de processos financeiros do empreendimento. 

Para que o plano orçamentário do negócio possa ser concretizado, é necessário que os processos financeiros estejam devidamente mapeados e estruturados. Só assim os administradores da empresa saberão como o dinheiro circula dentro do negócio, de onde ele vem e a que ele é destinado. Assim, poderão tomar decisões mais efetivas em termos de crescimento financeiro.

Alguns dos pontos cruciais que precisam de processos eficientemente definidos são a administração das contas, o acompanhamento do fluxo de caixa, a gestão do crédito e a condução dos procedimentos de cobrança. 

Se os passos envolvidos nessas esferas estiverem bem estabelecidos e padronizados, fica mais fácil manter o controle financeiro geral do empreendimento.

E aí, como estão os processos financeiros da sua empresa?

Se este conteúdo te ajudou a entender isso, dê uma olhada no blog da Simples. Ele está cheio de outros posts super informativos que podem te ensinar bastante sobre como conduzir da melhor forma as finanças do seu negócio.