Mais um dia chega ao fim e, terminado o expediente do seu negócio, chega a hora de fechar o caixa, certo?

É comum que os empreendedores deixem o fechamento de lado para priorizar outras tarefas que consideram mais importantes, já que muitos não entendem a relevância que o fechamento de caixa tem para a saúde financeira do negócio. 

No fim das contas, é esse o processo que te permite verificar se todas as movimentações do dia foram registradas corretamente. Imagine, por exemplo, que o sistema registra alguma venda cujo valor nunca foi recebido. Esse tipo de inconsistência pode causar problemas futuros e levar à instabilidade nas finanças do empreendimento.

Prática indispensável para um bom controle financeiro, o fechamento de caixa não tem grandes segredos: neste artigo, nós te explicamos exatamente como realizá-lo sem complicações. 

O que é fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um processo que consiste em conferir todas as movimentações financeiras registradas por um estabelecimento em determinado período de tempo. O ideal é fazer essa verificação diariamente, semanalmente e mensalmente.

Em outras palavras, trata-se de uma análise de todas as entradas e saídas de valores do período para ver se elas realmente condizem com o dinheiro disponível em caixa. Assim, é possível identificar se houver recursos faltando ou sobrando em relação ao que foi registrado.

Por isso, o procedimento é importantíssimo para manter controle sobre o fluxo de caixa do negócio, como explicamos aqui embaixo. Aliás, se você quer entender mais sobre o tema, que tal dar uma olhada no nosso conteúdo exclusivo sobre fluxo de caixa?  

Por que o fechamento de caixa é tão importante?

Ao realizar o fechamento de caixa de maneira correta e regular, você se certifica de que nenhum cliente deixou de te pagar. Além disso, garante também que as saídas de dinheiro fazem sentido, isto é, foram destinadas a despesas planejadas ou necessárias. 

O fechamento de caixa frequente pode evitar muitos problemas futuros. Se uma venda aparece nos registros do sistema e o pagamento por ela nunca chegou, por exemplo, o fechamento de caixa frequente vai te permitir identificar logo o problema e tomar as providências cabíveis (como entrar em contato com os responsáveis pelo pagamento).

A longo prazo, esses valores perdidos em deslizes e equívocos podem se acumular e virar um prejuízo grande. Por isso, o fechamento de caixa é indispensável principalmente para as pequenas e médias empresas.

No mais, de modo geral, fechar o caixa é uma maneira de ter uma visão panorâmica de todas as movimentações financeiras da sua empresa em um recorte de tempo específico. Assim, você pode identificar as inconsistências, replanejar o que for necessário e orientar corretamente as pessoas que trabalham com você. 

Por que realizar o fechamento de caixa todos os dias?

A regra é clara: quanto mais frequente for o fechamento de caixa, mais eficiente ele será. Por isso, fechar o caixa ao fim de cada expediente é a melhor forma de acompanhar o fluxo de caixa minuciosamente, afinal, os erros podem ser identificados pouco tempo após ocorrerem, de modo que fica muito mais fácil corrigi-los.

Se seu negócio funciona por muitos turnos seguidos (como é o caso de estabelecimentos que ficam abertos 24 horas por dia), pode ser uma boa fazer até mesmo fechamentos de caixa parciais, ao fim de cada turno.

Assim, você não deixa nenhuma inconsistência passar e garante que o andamento da operação está seguindo o seu planejamento.

Como fazer o fechamento de caixa?

Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas no controle das movimentações de caixa. Muitos empreendedores optam por as entradas e saídas manualmente, no papel (há cadernos próprios para esse tipo de anotação) ou em planilhas de Excel.

Outros preferem adquirir softwares de gestão financeira, programas que automatizam alguns processos de registro. Embora exija um investimento (que pode variar de acordo com o sistema escolhido), essa opção pode poupar tempo e esforço no dia a dia.

Independentemente de como você registra as operações, o passo a passo abaixo vai te ajudar a fazer o fechamento de caixa de maneira simples e eficiente.

Registre as entradas e saídas

Durante o expediente do negócio, as pessoas responsáveis pelo caixa devem registrar todas as movimentações financeiras, incluindo o dinheiro obtido pelas vendas e as despesas que surgirem no dia. É importante guardar os comprovantes de todas essas transações, caso haja necessidade de revisá-las detalhadamente no futuro.

Lembre-se de registrar tudo mesmo, incluindo procedimentos comuns como sangrias de caixa (processos em que o dinheiro é retirado de um caixa e alocado em outro) e reforços (quando são injetados mais recursos no caixa para que ele tenha troco disponível).

Nessa etapa, o mais importante é ter uma atenção rigorosa para fazer os registros com precisão. Assim, você não terá problemas na etapa seguinte. 

Confira os valores do caixa

Agora, é hora de contabilizar o que foi recebido. Leve em consideração as formas de pagamento diferentes (espécie, cartões, cheques etc) que os clientes usam para não deixar nenhum valor passar.

Em seguida, faça o cálculo das despesas. Inclua todo o dinheiro que saiu do caixa para obter o total de recursos que foram gastos durante o dia.  

Feche o caixa

Por fim, subtraia o total das despesas do total de recursos que entraram. O resultado deve ser exatamente a mesma quantia de dinheiro que você tem em caixa.

Feita essa conferência, o caixa estará fechado. Será a hora de abordar diretamente as inconsistências que surgiram no processo. 

E se faltou dinheiro?

Bem, os cálculos foram feitos, o fechamento foi concluído e… você constatou que existe uma quantia faltando no caixa. E agora?

Evidentemente, isso significa que algo deu errado, seja em algum pagamento ou no registro das movimentações do dia.

O primeiro passo é investigar para descobrir de onde veio a inconsistência. Caso você não esteja diretamente responsável pelo caixa, converse com a pessoa que esteve encarregada dele durante o dia. Cheque os registros da maquineta de cartão, se vier ao caso, e procure o comprovante da transação.

Se o erro tiver sido causado por falta de atenção do funcionário que estava no caixa, o empregador só pode descontar o valor do salário dele caso isso tenha sido previamente disposto e acordado.

Quando os pagamentos são digitais, pode ser uma boa entrar em contato com o banco. Afinal, problemas técnicos eventuais podem travar algumas operações financeiras. 

Por fim, considere ter um valor de quebra de caixa guardado. É basicamente uma quantia que fica reservada justamente para cobrir os prejuízos causados por inconsistências nos registros do caixa. 

Principais problemas de caixa no dia a dia

Como o cotidiano em muitos empreendimentos tende a ser bastante corrido, é natural que ocorram deslizes que causam as inconsistências verificadas no fechamento do caixa.

Prestar uma atenção reforçada ao registro das transações pode reduzir significativamente o número de enganos e equívocos. Fique ligado: se a conta não está fechando, é bem provável que isso esteja ocorrendo por causa de algum dos fatores que elencamos abaixo. Eles são os problemas mais comuns que causam confusões na hora de fechar o caixa.

Troca da forma de pagamento

A situação é bem comum: o cliente diz que vai pagar no cartão, a pessoa que está no caixa registra a forma de pagamento e o cliente muda de ideia logo em seguida, decidido a pagar em espécie. Normal, certo?

Nesses casos, é importante que a mudança seja registrada imediatamente. Caso contrário, o valor do pagamento pode causar uma inconsistência nos cálculos na hora de fechar o caixa. 

Parcelamentos 

Ao registrar vendas parceladas, é possível que a pessoa que está administrando o caixa insira no registro o número errado de parcelas, o que causará um erro de cálculo no futuro. 

As inconsistências também aparecerão se o pagamento for feito no cartão de crédito e registrado como pagamento em débito (ou vice-versa). Por isso, é importantíssimo que os dados sobre o parcelamento sejam sempre corretamente preenchidos.

Se o seu estabelecimento realiza vendas a prazo e você quer adiantar o recebimento por elas, conta com a gente. Aqui na Simples, nós trabalhamos com a antecipação dos seus recebíveis para que você receba à vista os valores de cheques e boletos que só cairiam para você no futuro.

Assim, você reforça seu capital de giro e consegue planejar melhor os próximos passos do seu negócio. Para saber mais sobre as vantagens e desvantagens de antecipar seus recebíveis, confira nosso conteúdo sobre isso ou entre em contato conosco.

Troca de bandeira

Ainda para pagamentos no cartão, procure prestar muita atenção ao registro das bandeiras. Afinal, elas têm taxas diferentes, o que pode mudar os valores que você tem a receber.

Conclusão

O fechamento de caixa é o processo em que as movimentações financeiras do caixa são conferidas para verificar se o saldo disponível está correto. Esse é um procedimento importantíssimo para o controle financeiro do negócio, especialmente quando falamos de pequenas e médias empresas, já que ele torna possível identificar e corrigir erros nos registros financeiros. Assim, evita-se deslizes que possam levar a prejuízos.

Para que os equívocos sejam prontamente identificados, é importante realizar o fechamento de caixa com bastante frequência, preferencialmente todos os dias, após o término do expediente.

Se o fechamento revelar alguma irregularidade, é preciso investigar de onde veio o problema. O ideal é sempre ter um valor de reserva, chamado de quebra de caixa, para cobrir os furos no saldo causados por eventuais erros. 

Aliás, é essencial prestar atenção nos principais fatores que levam a esses equívocos: geralmente, eles têm algo a ver com deslizes nos registros das transações. Na maioria das vezes, a confusão é causada pela troca do método de pagamento e pelo registro indevido das condições de parcelamento ou da bandeira do cartão.

Com o passo a passo deste artigo, ficou fácil saber exatamente o que levar em consideração na hora de realizar esse procedimento essencial que é o fechamento de caixa, não é mesmo?

Se você tem um negócio e gosta de aprender sobre finanças, acompanhe as nossas postagens no blog da Simples. Por aqui, produzimos conteúdos tão informativos quanto este para te ajudar a cuidar cada vez melhor da saúde financeira da sua empresa.